Administrar su subvención

Crédito de la fotografía: Centro de investigación de células madre Broad de la UCLA

Felicitaciones por recibir una subvención del CIRM

La siguiente información le ayudará a cumplir con las regulaciones del CIRM y a encontrar información sobre nuestros formularios y políticas.

Si tiene preguntas que no se abordan en esta página, comuníquese con su Oficial de Gestión de Subvenciones o envíe un correo electrónico a la Oficina de Gestión de Subvenciones a grantsmanagement@cirm.ca.gov.

Reglamento CIRM

Políticas de administración de subvenciones

Otras regulaciones

Otros Recursos

Preguntas frecuentes sobre la gestión de subvenciones

Consulta nuestra Guía para directores del programa Bridges, Guía para directores del programa SPARK, Guía para directores de programas de formación en investigación y  Guía para directores del programa COMPASS para obtener información sobre cómo administrar un premio CIRM Bridges (EDUC2), CIRM SPARK (EDUC3), un premio de capacitación en investigación “CIRM Scholar” (EDUC4) o un premio CIRM COMPASS (EDUC5). Además, consulte el “Modificación de determinadas solicitudes de aprobación previa y nombramientos de aprendices”memorándum del 27 de abril de 2022, el Actualización de los formularios de designación de aprendices de CIRM 2022 y Actualización de los formularios de designación de aprendices de CIRM 2023, y  Aclaraciones para los informes financieros del premio de formación CIRM de mayo de 2023.
Consulta nuestra Guía para AOO y Guía para las FAOO para obtener información sobre cómo cumplir estas importantes funciones en su institución.

El tipo y la cantidad de requisitos de presentación de informes para su concesión dependen del programa RFA y se enumeran en su Aviso de concesión de subvención. Como mínimo, los beneficiarios deben presentar un Informe Programático Anual y un Informe Financiero Anual. Los informes de progreso anuales deben presentarse al día siguiente del final de cada período presupuestario, y los informes financieros anuales deben presentarse dentro de los 90 días posteriores al final de cada período presupuestario. Los premios clínicos y traslacionales generalmente tendrán informes financieros y de progreso trimestrales junto con informes de hitos operativos, que vencen cuando se logra el hito y pueden desencadenar el siguiente desembolso. Por favor verifique CIRM Sistema de Gestión de Subvenciones para conocer las fechas de vencimiento de sus informes y comuníquese con su Oficial de Administración de Subvenciones para obtener ayuda para acceder al sistema o si tiene preguntas sobre las fechas de vencimiento. Cuando la fecha de vencimiento indicada cae en fin de semana o feriado, el informe deberá entregarse el siguiente día hábil.

Los fondos CIRM se pueden represupuestar entre categorías presupuestarias siempre que cumpla con los límites presupuestarios establecidos por el GAP o la RFA individual o el anuncio del programa. Los premios de capacitación CIRM (EDUC2, EDUC3, EDUC4 y EDUC5) tienen reglas especiales de represupuestación, ver orientación anterior. La redistribución de las categorías presupuestarias con y sin gastos generales (es decir, de Suministros a Equipos) puede generar un cambio en las categorías presupuestarias de Instalaciones e Indirectos. Una redistribución no puede aumentar el total general de la subvención. Comuníquese con un gerente de subvenciones de CIRM para obtener ayuda si necesita ayuda.

Para la mayoría de las adjudicaciones, se permite la transferencia sin aprobación previa. Para premios de Formación (EDUC2, EDUC3, EDUC4 y EDUC5), obligado Los fondos de los aprendices, la administración del programa y el IDC asociado se transfieren automáticamente, consulte orientación anteriorEn el caso de las subvenciones basadas en hitos operativos, se permite el traspaso de fondos entre períodos de objetivos operativos, pero no el gasto deficitario. Cualquier déficit en el que se incurra para alcanzar un hito operativo que supere los fondos desembolsados ​​por el CIRM y la cofinanciación requerida será responsabilidad exclusiva del beneficiario y se cubrirá con fondos de contingencia no pertenecientes al CIRM.

Los beneficiarios pueden solicitar una extensión única sin costo (NCE) de hasta 12 meses en la mayoría de las subvenciones CIRM, a menos que se indique lo contrario en el Anuncio del programa. Primero se debe presentar una Solicitud de Aprobación Previa con una justificación adecuada al menos 30 días antes del vencimiento del Período del Proyecto. Las Solicitudes de Aprobación Previa las inicia el IP en el área de Premios de nuestro Sistema de Gestión de Subvenciones. Para las adjudicaciones basadas en hitos (CLIN, TRAN), la fecha de finalización de la adjudicación final se determina mediante el logro del hito operativo final, que define el período en el que el adjudicatario puede realizar actividades financiadas por CIRM e incurrir en gastos financiados por CIRM.

CIRM establece un límite a todos los salarios base anuales (incluidas las bonificaciones, pero excluyendo otros beneficios complementarios) cargados a las adjudicaciones del CIRM en proporción al % del salario o esfuerzo cargado al proyecto de la siguiente manera:

No se proporcionarán fondos CIRM adicionales para respaldar los aumentos del tope salarial. Los ajustes bienales a los límites se publicarán aquí.

CIRM también establece niveles de estipendio anual para los becarios CIRM en nuestros premios de capacitación según su nivel educativo. Estos rangos también se pueden utilizar como guía para los aprendices de los premios de investigación CIRM. Para los programas Bridges (EDUC2), SPARK (EDUC3) y COMPASS (EDUC5), consulte los límites en las respectivas RFA.

Estudiantes apoyados a través del programa EDUC4 “CIRM Scholars”:

En vigor desde el 9/28/23

Para aprendices cuyo nombramiento más reciente comenzó en el año 1 de la subvención o en el año 2 de la subvención (segundo año de la cohorte 1 o primer año de la cohorte 2)

Para aprendices cuyos nombramientos/redesignaciones comiencen en los años 3, 4 o 5 de la subvención

Los beneficiarios pueden utilizar los niveles de estipendio más recientes para cualquier nombramiento realizado después de la fecha de vigencia, pero no se proporcionarán fondos CIRM adicionales para las subvenciones existentes.

“Matrícula y cuotas” se refieren a los cargos impuestos por el concesionario por la inscripción y los servicios educativos de un estudiante, que también pueden abarcar el costo del seguro médico. Estos gastos son elegibles para reembolso únicamente para personas inscritas en programas acreditados de certificado, pregrado o posgrado. Cada alumno puede solicitar un reembolso de hasta el 100% de los 3,000 dólares iniciales en matrícula y cuotas, y el 60% de los gastos posteriores, con un límite máximo de 16,000 dólares. CIRM no cubre la matrícula ni las tarifas ya subsidiadas por el beneficiario. La matrícula y los honorarios de estudiantes postdoctorales o clínicos en prácticas no son elegibles para reembolso.

Cuando las regulaciones de CIRM no especifican lo contrario, CIRM aplica los principios de asignación de costos de la Oficina de Administración y Presupuesto, incluida la determinación de si los costos son 1) razonables, 2) asignables, 3) tratados de manera consistente y 4) adheridos a cualquier otra limitación establecida por la PA/RFA o Aviso de concesión de subvención. Para obtener más información, consulte la Principios de costos de los NIH. CIRM alienta a los beneficiarios a utilizar estos principios de costos para tomar sus propias determinaciones sobre la permisibilidad de costos, dado que CIRM no puede emitir un juicio sobre cada escenario de costos.

Los gastos permitidos del proyecto abarcan, pero no se limitan a: salarios del personal, beneficios complementarios, suministros específicos, matrículas y tarifas, gastos en animales de investigación, honorarios de consultoría, desembolsos detallados de estudios clínicos (que incluyen los costos de atención al paciente de investigación), desembolsos relacionados con viajes, equipo relacionado, gastos de publicación, acuerdos de servicios, subcontratos y costos administrativos delineados necesarios para ejecutar el proyecto respaldado.

Por favor mira Preguntas frecuentes sobre los premios CIRM para obtener información adicional sobre los costos permitidos.

Un cambio en el alcance debe ser aprobado por CIRM antes de iniciar dicho cambio. Se debe proporcionar una justificación adecuada. Cualquier cambio en el alcance aún debe estar dentro del alcance del programa RFA. Las Solicitudes de Aprobación Previa las inicia el IP en el área de Premios de nuestro Sistema de Gestión de Subvenciones.

Los solicitantes sin fines de lucro pueden solicitar costos de instalaciones para premios de investigación consistentes con sus tarifas actuales negociadas a nivel federal, cuando estén disponibles. Cuando la investigación se realiza fuera del sitio, un concesionario puede solicitar una parte del costo de sus instalaciones en función de sus costos de arrendamiento reales de bolsillo. Los costos indirectos actualmente tienen un límite del 20% para la mayoría de los premios (las excepciones incluyen programas de capacitación y conferencias). Estas tarifas se aplican a los costos ajustados del proyecto que excluyen el equipo, la matrícula y las tarifas, los costos de atención al paciente de investigación y el costo total de cada contrato de servicio, subcontrato y acuerdo de consultor que supere los $25,000 35. Los solicitantes con fines de lucro pueden solicitar costos de instalaciones de hasta el XNUMX % de los costos ajustados del proyecto y no son elegibles para costos indirectos. Para las organizaciones que no tienen un acuerdo de tarifas federal, se requiere documentación interna que respalde tanto la tarifa de costo de las instalaciones permitida como la metodología utilizada para llegar a los montos solicitados al momento de la contratación.

CIRM realiza pagos semestrales, anuales o por hitos operativos sobre la concesión de subvenciones según la fecha de inicio del período presupuestario o los hitos operativos descritos en el Aviso de concesión. El primer pago se realiza cuando CIRM recibe un NOA completamente firmado.

Para las adjudicaciones sin hitos operativos, los pagos semestrales o anuales se seguirán procesando siempre que todos los informes requeridos se envíen a tiempo y sean aceptados por CIRM. Si un informe tiene un retraso de más de 60 días, CIRM se reserva el derecho de retener pagos futuros sobre la concesión de la subvención. Los requisitos de presentación de informes con más de 90 días de retraso pueden desencadenar una suspensión institucional de todos los pagos a la institución beneficiaria. El pago final de todas las subvenciones se retiene hasta que CIRM reciba y acepte todos los informes requeridos.

Para premios con Hitos Operativos, el primer pago se emite al inicio de un premio. Los pagos posteriores se desembolsarán al completarse hitos operativos específicos. Los costos resultantes de un retraso o incumplimiento de un Hito Operativo serán responsabilidad exclusiva del destinatario. Los solicitantes seleccionados habrán tenido en cuenta cuidadosamente los riesgos previsibles del proyecto y habrán desarrollado planes de contingencia que no impliquen financiación adicional del CIRM.

CIRM se reserva el derecho de retener o cancelar desembolsos si CIRM determina, a su exclusivo criterio, que ha ocurrido un Evento de Suspensión. Un “Evento de Suspensión” significa una condición predefinida que desencadena una suspensión de la financiación CIRM hasta que el evento de suspensión se haya resuelto, si es resoluble.

Referencia: Regulaciones de propiedad intelectual para organizaciones sin fines de lucro (ONGs) & con fines de lucro y Requisitos de publicación para organizaciones sin fines de lucro (ONGs) y con fines de lucro

Las publicaciones o invenciones que resulten total o parcialmente de la financiación del CIRM deben divulgarse al CIRM a través del módulo en línea Publicación o divulgación de invenciones del CIRM dentro de los 60 días posteriores a la fecha de publicación o divulgación de la invención a su organización. Estas publicaciones e invenciones también deben informarse en el siguiente Informe Programático Anual. Consulte a su especialista en gestión de subvenciones si necesita más instrucciones para acceder a los módulos en línea.

Un objetivo de las Proposiciones 71 y 14 es que más del 50% de los bienes y servicios utilizados en su investigación respaldada por CIRM se compren a proveedores de California. Los beneficiarios de CIRM deben hacer esfuerzos de buena fe para obtener el 50 % o más de sus bienes y servicios de proveedores de California. Se le pedirá que informe esto en su Informe programático anual, por lo que es importante conservar documentación interna sobre sus gastos. Ver el regulación para obtener una definición de proveedor de California.

La mayoría de las plantillas de informes están disponibles en el Sistema de Gestión de Subvenciones bajo la información de sus premios. También puede comunicarse con su Oficial de Administración de Subvenciones si tiene preguntas sobre los formularios de CIRM.

Consulte el Aviso de concesión para conocer la Política de administración de subvenciones correspondiente. Las subvenciones CIRM aprobadas por el ICOC a partir del 5 de mayo de 21 (CLIN, TRAN, DISC, EDUC, INFR y subvenciones convertidas) se rigen por la Política de administración de subvenciones CIRM para proyectos en etapa clínica o la Política de administración de subvenciones CIRM para descubrimiento, Traducción y Proyectos Educativos. Tenga en cuenta que la Política de administración de subvenciones CIRM para proyectos en etapa clínica hace referencia a PA 16-15, 01-15 y 02-15. Estos anuncios de programas han cambiado de nombre a CLIN 03, CLIN 1 y CLIN 2 respectivamente.

Después del cierre de la adjudicación, los beneficiarios de CIRM aún deben presentar divulgaciones de publicaciones e invenciones que sean resultado de la financiación de CIRM. Las oficinas de Transferencia de Tecnología de los beneficiarios, o grupos similares, son responsables de presentar informes anuales de utilización de invenciones que incluyan actividades financiadas por subvenciones CIRM cerradas. CIRM también tiene una política de retención de registros que requiere que los registros científicos y administrativos aplicables se conserven durante un mínimo de 5 años.

Según el Aviso de adjudicación, CIRM requiere un informe financiero final 60 días después de la fecha de finalización de la adjudicación. Este informe proporciona a CIRM los gastos totales del proyecto financiado por CIRM. Los premios que informan un saldo no comprometido al final de un premio tienen hasta 120 días para devolver los fondos a CIRM. CIRM no considerará revisiones de ningún informe financiero 6 meses después de la fecha de finalización de la adjudicación. Después de este tiempo, CIRM aceptará revisiones del informe financiero final, pero no emitirá pagos por ningún gasto adicional informado después del plazo de 6 meses. El adjudicatario sigue obligado a devolver los fondos adeudados como resultado de reembolsos, correcciones u otras transacciones posteriores, y CIRM puede recuperar montos con base en los resultados de una auditoría que cubra cualquier parte del período de apoyo de la subvención.

Si es un solicitante de una institución con una Instalación principal CIRM, siempre debe incluir las Instalaciones B en el presupuesto de la solicitud y CIRM determinará si las Instalaciones B son elegibles para recibir financiación si se aprueba la solicitud. Los adjudicatarios no pueden reasignar fondos del recorte que CIRM realizará en función de las tasas de Instalaciones B calculadas en el presupuesto de la solicitud. Los recortes de las Instalaciones B representan un ahorro para el Estado de California que compensa la inversión inicial realizada en la Instalación Principal CIRM. Los recortes de las Instalaciones B no se pueden volver a presupuestar en los costos del Proyecto Directo, ya sea mediante una acción de represupuestación posterior a ICOC o excluyéndolas de una solicitud para una adjudicación con límite de costo total. En una adjudicación con límite de costos directos, los ahorros para California se pueden calcular sin reducir los costos directos. Sin embargo, cuando el mecanismo de adjudicación tiene un límite de costo total, los ahorros de las Instalaciones B para el Estado deben realizarse dentro del límite total de adjudicación, por lo que incluir siempre las Instalaciones B en el presupuesto de su propuesta evita reducciones inesperadas en el costo directo del proyecto en caso de que la propuesta sea fundado. Si su propuesta ha requerido cofinanciamiento y sospecha que no será elegible para el financiamiento de las Instalaciones B, comuníquese con la Oficina de Administración de Subvenciones de CIRM.

Para las subvenciones basadas en hitos operativos (OM), el logro inicial de un hito operativo debe informarse mediante un informe de hitos operativos (disponible en la sección de requisitos de presentación de informes de su registro de adjudicaciones en nuestro Sistema de gestión de subvenciones). Si un OM está marcado como completo en un informe de progreso trimestral o completo, y aún no se ha enviado ni aprobado un informe de OM, se mostrará un error indicándole que primero complete el informe de OM. En este caso, comuníquese con su administrador de subvenciones si esto retrasará la presentación de su informe de progreso trimestral o completo más allá de la fecha límite. Se debe presentar un informe del OM lo más pronto posible después de alcanzar el OM; un retraso en la presentación de informes puede provocar retrasos en desembolsos adicionales.

Los requisitos de cofinanciamiento se enumeran en el Anuncio del programa o en la Solicitud de solicitudes y varían según el programa, la fase clínica y el estado como entidad con sede en California. CIRM requerirá cofinanciamiento del solicitante en función de los “Costos permitidos del proyecto” totales. Los costos permitidos del proyecto son aquellos costos permitidos según las políticas y regulaciones de CIRM e incluyen costos directos, de instalaciones e indirectos. La suma de los fondos CIRM solicitados más la contribución de cofinanciamiento del solicitante constituyen los costos totales permitidos del proyecto. La cofinanciación requerida y los costos totales del proyecto se pueden calcular con la fórmula “=CIRMFUNDING*(COFUNDING%/(1-COFUNDING%))”. Para los solicitantes que no son de CA, el cofinanciamiento incluye tanto el cofinanciamiento requerido para los costos permitidos del proyecto como la parte de costos no permitidos que no son de CA.

CIRM Política de gastos de reuniones de negocios se utiliza para los premios de la conferencia del Mecanismo 2 (EDUC 1.X). Tenga en cuenta que la comida no relacionada con el viaje es un gasto no permitido a menos que se especifique lo contrario en la RFA.

Para conocer los límites de ME&I y otras políticas relacionadas con viajes en premios CIRM, consulte nuestra Guía de referencia rápida para viajes del beneficiario.